(English text after the Finnish one)
Kiire, mitä hyötyä siitä on? Onko kiire merkki tehokkuudesta? Ei. Tuntuuko kiireinen ihminen tärkeältä? Ei. Onko kiire pakollinen elementti menestykseen? Ei. Onko kiireestä mitään hyötyä? On.
Kuinka usein kuulette jonkun valittavan jatkuvaa kiirettä? Kiire kuitenkin johtuu usein mm. huonosta johtamisesta, huonosta ajanhallinnasta, heikosta päätöksenteosta, fokuksen puutteesta, vääristä työtavoista tai vaikkapa puutteellisista prosesseista. Jatkuva kiire ei ole tehokkuutta, koska kiire johtaa tekemään pikaisia päätöksiä, ehkä jopa ilman kunnon perusteita päätökselle. Tehokkuus tarkoittaa oikeiden asioiden oikein tekemistä hyvin määriteltyjen aikataulujen puitteissa.
Tekeekö kiire ihmisestä tärkeän? Ei, vaan pikemminkin osoittaa joko hyvin keskitettyä päätöksentekoa, delegointitaitojen puutetta, resurssipulaa tai vaikkapa huonosti organisoitua tekemistä yrityksessä. Kiire on minusta aina merkki siitä, että joku asia prosessissa on huonosti suunniteltu tai toteutettu.
Kiire on eri asia kuin nopeus. Nopeus on hyvin tärkeä elementti mille tahansa yritykselle. Nopeus tarkoittaa yrityksen kykyä toimia ripeästi ja vastata vaikkapa asiakasodotuksiin uudella tuotteella tai kilpailijan aktiviteettiin omalla, kenties paremmalla aktiviteetilla. Nopeus syntyy esimerkiksi siitä, että yrityksellä on selkeä fokus ja se kykenee priorisoimaan tekemisensä, yrityksellä on hyvin määritellyt ja harjoitellut prosessit, yrityksellä on osaavia tekijöitä, joilla on kyky ja valtuus tehdä päätöksiä ja yritys hyödyntää teknologiaa tehokkaasti.
Miten sitten ehkäistä kiirettä? Jos kiire on jatkuvaa, silloin kannattaa pohtia mitä teemme väärin. Ensin voi pohtia sitä, onko kiire itse aiheutettua vai ulkoapäin tulevaa. Jos kyse on itse aiheutetusta kiireestä, kannattaa pohtia, miksi minulla on aina kiire. Enkö osaa priorisoida? Jätänkö aina kaiken viime tippaan? Teenkö töitä hitaasti, koska en osaa käyttää työtäni helpottavia työkaluja? Enkö osaa delegoida? Olenko heikko organisoimaan tekemisiä? Etkö osaa tai uskalla sanoa ei? Jos kiire on omasta itsestään lähtevää siihen voi vaikuttaa, jos ei heti niin ainakin ajan kanssa.
Jos kiire on ulkoapäin tulevaa, olemmekin jo hiukan haastavamman asian edessä. Johtuuko kiire siitä, että yrityksessä on liian paljon töitä ja liian vähän tekijöitä? Asettavatko asiakkaat mahdottomia aikatauluja. Onko esimiehesi huonosti organisoiva, mutta hyvä delegoimaan? Hyödyntävätkö kollegasi sinun hyvää sydäntäsi ja tyrkkäävät töitään sinulle? Jos kiire tulee ulkoapäin, sillekin on tehtävä jotain. Jatkuva kiire ei paranna työn laatua, aiheuttaa turhaa stressiä ja johtaa helposti virheisiin.
Kiireen aiheuttavat ihmiset, joko sinä itse tai joku muu. Näin siihen voidaan vaikuttaa samalla tavalla kuin mihin tahansa muihin työperäisiin ongelmiin. Huonoin vaihtoehto on hyväksyä kiire normaaliksi olotilaksi – tällöin siitä tulee aikaa myöten ongelma, sekä sinulle että yritykselle.
Kiireen tunteesta on toki hyötyäkin. Se aiheuttaa positiivista painetta tekemiseen ja mahdollistaa tehokkaan päätöksenteon. Tällöin tietenkin kiire on hallittua eikä vaikuta työn tuloksiin.
The importance of being busy
Being too busy, what is the use with it? Is it sign of efficiency? No. Does being always busy make you important? No. Is being always busy the key to success? No. Is there any benefit in feeling sometimes busy? Yes.
How often we hear somebody complain being always so busy? If you feel being always too busy, may be due to e.g. bad management, bad time management, poor decision making processes, lack of focus, lack of priorities or wrong work processes. Being constantly very busy is not sign of efficiency, since it may lead to hasty decisions, maybe even without proper justification for the decision. Being efficient means that one makes right things based on good rationale and following defined timetable.
Does being busy make person important? No, it is maybe sign of very centralized decision making, lack of delegation, lack of resources or badly organized company. I think that being too busy is always sign of poorly planned or executed processes.
Being busy is not the same has acting speedily. Speed is very important element to any company. Speed means e.g. that the company can act fast and respond to changed customer expectations by launching a new product or match competitor’s marketing activities fast by better offers. Speed happens when the company has clear focus, it can prioritize, it has well-practised processes, skilled people, who can make decisions and the company utilizes technology efficiently.
How to avoid being too busy? If being busy is a constant thing in the company, we have to think, what is the reason for that. Firstly we can consider is the reason in our own behaviour or is it coming outside. If we see that the reason is in our own actions, we have to think what we can do for it. Am I unable to prioritize? Do I always leave everything to the last moment? Do I work slowly, since I cannot use the tools properly? Can I delegate? Am I a poor organizer? Do I dare to say no? If the reason for being too busy all the time is in our own behaviour, we can change that. Maybe not at once, but in due time anyway.
If the reason or being busy is coming from other people, our task is a little bit more demanding. Does the company have too much work and too little people for doing the work? Do the customers set unrealistic timetables? Is your boss badly organized but good in delegating stuff? Do your colleagues utilize your good heart and forward their tasks to you? Even when to busy times are caused by other people, you have to do something about it. Being constantly too busy does not improve the quality of your work – it causes unnecessary stress and leads to avoidable mistakes.
Being too busy all the time is caused by people – either by you or other people. So it can be changed by following similar procedures as in any workplace problems. The worst thing is to accept the constant rush as a normal thing. It will be a problem in due time, first for you and then for the company.
There is one benefit in feeling busy. It puts positive pressure on the work and enables efficient decision-making process. But in this case it is controlled and do not have bad impact on the results.