(English text after the Finnish one)
Työnteko muuttuu niin yhteiskunnan kuin teknologian kehittymisen kautta. Työtehtävät jakautuvat tulevaisuudessa robottien tekemiin töihin, asiantuntijatöihin, ihmistöihin ja töihin, jotka ovat matalapalkkatöitä, ja joita hoitavat joko ihmiset ja/tai robotit. Työn tekemisen ja työtehtävien muutos vaikuttaa varmasti myös niihin organisaatioihin, joissa työtä tehdään. Koska ajat ovat hyvin volatiilit, tulee organisaation olla kykenevä muuntumaan nopeasti erilaisiin tilanteisiin. Tällöin perinteinen teollisuudesta peräisin oleva jäykkä organisaatio ei ole paras mahdollinen ratkaisu. Kustannustehokkuus on keskeinen osatekijä kilpailukyvyssä, joten se myös vaikuttaa optimaaliseen tapaan organisoida tekeminen. Työn sisältö saattaa myös yhä useammin koostua pelkistä projekteista, jolloin projektiorganisaation kaltainen toiminnan organisointi voisi olla yksi vaihtoehto. Työtä tekevät yhä useammin freelancerit tai itsensä työllistäjät, jolloin verkostotyyppinen ratkaisu voisi olla yksi vaihtoehto. Mutta toisaalta yrityksen ytimen pitää olla omissa käsissä jatkuvuuden ja kilpailukyvyn takaamiseksi.
Miten siis organisoida toiminta tulevaisuudessa? Mielestäni selkeää kaikille sopivaa mallia ei ole, mutta tulevaisuuden organisaation tulee ainakin sisältää seuraavia asioita:
Kustannustehokkuus
Kaupan ja palveluiden alalla on jo olemassa kustannustehokas tapa operoida ketjuyrityksiä, nimittäin franchising. Siinä yritys on kehittänyt ja konseptoinut liiketoimintamallin, jota se sitten operoi franchising-yrittäjien kautta, jotka vastaavat myös merkittävästä osasta investointeja. Malli on tehokas, koska siinä yhdistyvät keskittämisen kautta saatava kustannushyöty esimerkiksi hankinnassa paikalliseen ja joustavaan operointiin. Toki malli on muuntumassa siihen suuntaan, että franchising-yrittäjällä on monia yksiköitä, jolloin alkuperäinen idea hiukan hämärtyy. Esimerkiksi USA:ssa isoimmilla franchising-operaattoreilla (pikaruokaketjuissa) saattaa olla useita satoja liikepaikkoja.
Ketteryys
Joustavuus eli ketteryys on keskeinen osa tulevaisuuden organisaatioissa. Joustavuuden mahdollistavat kevyt keskusorganisaatio, moniosaavat ihmiset ja – hyvin tärkeänä – joustavuuteen taipuvat järjestelmät. Luonnollisesti pienissä yrityksissä joustavuus on helpompaa kuin suurissa, mutta kaikilla yrityksillä tulee olla kyky reagoida nopeasti niin maailmanmarkkinoiden kuin oman kilpailuympäristön muutokseen. Tätä vaikeuttavat usein jäykät ammattijärjestöt ja tiukka lainsäädäntö, joiden muuntautumiskyky on hidas.
Kyky toimia verkostojen kautta
Hyvät verkostot mahdollistavat sekä kustannustehokkuuden että joustavuuden. Niissä suurimpia haasteita ovat verkostojen johtaminen ja sitouttaminen. Alihankintaverkostot ovat tuttuja teollisuudelle. Ne mahdollistavat isoille yrityksille – Nokia ja telakat esimerkkinä – nopean skaalautuvuuden, mutta saattavat olla alihankkijoille riskialttiita. Verkostoja hyödynnetään paljon myös erilaisissa palvelujen kehitysprojekteissa. Tällöin verkostossa saattaa olla mukana paljon freelancereita, joille verkosto tarjoaa hyviä työtilaisuuksia. Mutta verkosto toimii vain, jos sitä johdetaan hyvin, eikä tavoitteena ole ”riistää” verkostokumppaneita.
Kyky motivoida ja innostaa
Olennainen osa minkä tahansa organisointimallin toimivuutta on sen kyky innostaa ja motivoida tekijöitä. Motivaatio on paljon muutakin kuin ansaittu raha, vaikka se tärkeää onkin. Motivaatio syntyy kyvystä rakentaa innostava visio tekijöille ja hyvästä johtamisesta. Tämä asettaa organisaatioiden johdolle suuria haasteita, johtuen vaikkapa siitä, että mukana on sekä oman organisaation että ulkopuolisia toimijoita.
Nopeus
Nopeus on jatkoa ketteryydelle ja joustavuudelle. Kyky toimia nopeasti edellyttää myös rohkeutta, näkemystä ja kykyä tehdä päätöksiä. Nopeus on luontaisesti pienten yritysten, perheyritysten tai yhden omistajan yritysten vahvuuksia. Myös verkostotoimintamallit mahdollistavat nopeuden ainakin toiminnan nopeassa laajentamisessa.
En tiedä mikä on oikea työn organisointimalli tulevaisuudessa, mutta itse uskon vahvasti verkostomaiseen toimintamalliin. Siinä yhdistyvät ketteryys, nopeus, kustannustehokkuus, tiimityöskentely ja myös jossain määrin parviäly. Verkostojen haasteena ovat niiden oikeudenmukainen ja motivoiva johtaminen, sitoutumisen varmistaminen ja kyky toimia yhdessä erilaisissa tiimeissä.
How to organize the work tomorrow?
How we work is changing due to the development in technology and society. Some tasks will be done by the robots, some by highly skilled specialists, some tasks require human touch and some tasks are done by low-paid human workers and/or robots. How we work affects clearly also to how the companies/organizations are going to organize their operations. Since the times are very volatile, the organizations must be able to transform it to various situations. Thus the traditional, very hierarchical organization is way too stiff to match for the future needs. Cost-effectiveness is one of the key elements in the tough competitive environment and it has a great effect on how the companies organize their work. The work may contain mainly on projects and therefore using project organization could be one possible solution. In some cases the tasks are done by outsourced freelancers or specialists and then maybe a network organization should be used. On the other hand, the core of the company should stay in-house to secure continuity and competitiveness.
How to organize the future work? I believe there is not a uniform model for every company, but the future organization should have at least the following features:
Cost-effectiveness
In the retail sector there exists a cost-efficient way to operate chain stores, it is franchising. In this case the company has developed a tested and conceptualized business model, which is expands and operates using dealers, who also make significant part of the investments. It is an efficient system, since it combines the benefits of centralized development and purchasing to local and cost-efficient operation. The model has changed from the original one, where one dealer has one store to dealers that operate tens or even hundred of stores, like in the US-based fast food chains.
Agility
Agility and flexibility are a must in every organization. The agility is based on lean central organization, on multi-skilled people and – very important – on systems that enable and support agility. Clearly smaller companies should be more agile that the big ones, but regardless of size, all companies should have the capability to react fast to the changes in world economy and in the competitive environment. The agility is often hindered by the stiff labour unions and slow moving legislation.
Capability to operate networks
Good network enable both cost-efficiency and flexibility. The biggest challenges are how to manage the networks and how to commit the network partners. Sub-contractor networks are of course common procedure for the big companies. They allow fast scaling of the production, but they carry high risks for the sub-contractors. Currently networks are used often also in service development. In these cases the network may contain freelancers, for whom the network offers good job opportunities. But the network operates well only, when it is well-managed and fair to everybody.
Capability to inspire and motivate
A key element for any organization is the capability to inspire and motivate the people. Motivation is much more than money, although that is part of the deal too. Motivation is based on the clear mission set to the organization and good leadership. In the modern organizations this sets new requirements to the leaders, since organization contains also network partners and out-sourced resources.
Speed
Speed should be the clear continuation for the agility. But the speed requires also courage, vision and capability of making decisions. Speed should be the strength for small companies, family businesses and one-owner companies. Also networked organization has elements to support speed, e.g. when rapid expansion is required.
I do not know what is the correct way to organize the work in the future, but I have a strong trust for the network organization. It combines agility, speed, cost-efficiency and maybe also swarm intelligence. The challenges are managing it (fairness and motivation), securing commitment and capability to co-operate with different people.