(The English text is after the Finnish one)
Suunnitelmia on helppo suoltaa, mutta toteuttaminen on sitten hiukan vaikeampaa. Mistä johtuu että me kykenemme tekemään mainioita suunnitelmia, mutta sitten kun pitää lähteä toteuttamaan niitä, niin jäykistymme ja heitämme vastuupalloa muualle.
Huonoon toteutukseen johtavat ainakin seuraavat syyt
- ylisuunnittelu
- kunnianhimoton tavoite
- heikko motivaatio
- varmistelu
- huono johtaminen
- heikko projektinhallinta
- organisaatiorakenteiden jäykkyys
Ylisuunnittelu johtaa siihen, että toteutus venyy, suunnitelmasta tulee liian ohjaava ja toteutus ei taivu mahdollisiin suunnanmuutoksiin. Nykyisessä, jatkuvasti muuttuvassa yritysilmastossa tulisi rohkeammin lähteä toteuttamaan asioita kevyellä, beta-tason suunnitelmalla. Tämä mahdollistaa nopeuden lisäksi sen, että suunnitelmaa voidaan muokata, kun nähdään mikä osa toteutuksesta lähtee vetämään.
Kunnianhimoton tavoite tarkoittaa sitä, että tavoite on asetettu varman päälle, jolloin se ei ohjaa eikä motivoi toteuttajia. Jos haetaan tälle analogiaa urheilusta se tarkoittaa sitä, että urheilija asettaa tavoitteekseen piirimestaruuden eikä olympiavoittoa. Liian matala tavoite johtaa vaatimattomaan suoritustasoon ja heikkoon toteutukseen.
Heikko motivaatio näkyy siinä, että tekijöillä ei ole intoa pusertaa toteutusta maaliin. Heikon motivaation syitä voi olla monia, esimerkiksi kunnianhimoton tavoite (kuka haluaa pinota kiviä, kun voisi rakentaa pilvenpiirtäjää), huono johto, osallistamisen puute, heikko viestintä jne. Toki motivaatiota aina edesauttaa jonkinlainen rahallinenkin kompensaatio, mutta tärkeintä motivaatiolle on tietenkin sisäsyntyinen intohimo tekemiseen.
Kun halutaan varmistella liikaa, tehdään toteutukseen paljon rajauksia ja usein toteutusta johtavat myös työryhmät tai komiteat. Varmistelu johtaa samaan kuin kunnianhimoton tavoite – toteuttajat eivät motivoidu ja innostuksen kipinät sammutetaan monimutkaisessa johtamisprosessissa.
Huono johtaminen on, no, huonoa johtamista. Vaikka suunnittelu olisi kuinka huippua, mutta toteutuksesta vastaava ei osaa johtaa, käy kuten sananlaskussa sanotaan: ”Hyvin suunniteltu on puoliksi toteutettu”. Huono johtaminen voi johtua monista tekijöistä, mutta tärkeimpinä lienevät kyvyttömyys saada tekijöitä motivoitua, heikko päätöksentekokyky, vaatimaton viestintä ja rohkeus ottaa etunojaa toteutukseen.
Toteutus tehdään usein projektina. Projektinhallinta on oma osaamisalueensa, jossa on elementtejä niin muutoksen johtamisesta, ihmisten johtamisesta ja asioiden johtamisesta. Projektinhallintaa varten on kehitetty jos jonkinlaisia työmenetelmiä, työkaluja ja softatoteutuksia ja niistä on tietenkin apua. Mutta jos projektinjohtajalla ei ole ymmärrystä siitä mitä tehdään, se ei auta jos tietää miten tehdään.
Jäykät organisaatiorakenteet johtuvat siitä, että yritysmaailma on muuttunut valtavasti teknologian mahdollistaman kuluttajakäyttäytymisen myötä. Yritysten organisaatiot eivät ole kyenneet seuraamaan muutosta vaan uutta liiketoimintaa johdetaan edelleen vanhojen organisaatiorakenteiden kautta. Jäykät organisaatiot saavat aikaan suuren määrän muutosvastarintaa ja kehityskitkaa. Kehityskitka tuottaa lämpöä, mutta ei edesauta ripeässä toteutuksessa. Olen aika lailla varma siitä, että ne yritykset, jotka kykenevät tehokkaaseen toteutukseen, ovat myös muuttaneet organisaatiotaan ohuemmaksi ja huomioineet vastuualueissaan uuden maailman edellyttämät vaatimukset. Luulen että onnistuneen toteutuksen saavuttaminen edellyttää myös erilaista ajattelua ja toisenlaista organisointia. Tehokkaaseen toteutukseen kuuluvat varmaankin ohuet organisaatiot, osallistava vastuuttaminen, vanhojen hierarkia-aitojen purkaminen ja kaikki mukaan saava tekemisen meininki.
Kun meillä Suomessa viime aikoina on todettu että meillä on paljon hyviä suunnitelmia, mutta vähän toteutuksia, se johtuu ainakin osittain siitä, että organisaatiot eivät taivu tehokkaisiin toteutuksiin, koska ne on kyllästetty pelolla – epäonnistumisen pelolla, yt-neuvottelujen pelolla tai jollain muulla pelolla. Onnistuneet toteutukset edellyttävät intohimoa, inspiraatiota ja iloa. Miten saamme muutettua pelon ilmapiirin ilon ilmapiiriksi?
Seven reasons for poor execution
It is easy to make plans, but executing them is a little more difficult. What are the reasons that although we can create splendid plans we cannot execute them?
There are at least 7 reasons for poor execution:
- Too detailed planning
- Goal without ambition
- Poor motivation
- Trying to secure too much
- Poor leadership
- Missing project management skills
- Old-fashioned and stiff organizational structure
When the planning is made in to very detailed level, the plan will become too tight and it is difficult to take into account flexibility when executing the plan. Since current economic climate is always fluctuating, it is advisable to start the execution using lighter, kind of beta-level plan. This enables speedy execution and is also flexible. The flexibility allows also changes, if the execution shows that a change of plan is necessary.
Goal without ambition secures that the goal is not reached. Too low goal leads to low performance and poor execution. You can think about an athlete who sets his goal for winning the local championship instead of winning the Olympic goal medal. An ambitious goal supports motivation and inspires the team for excellent execution.
A direct continuation of the goal that is set too low is that the team does not have power to excel. There are other reasons for poor motivation, such as poor management and/or leadership, lack of commitment, lazy communication etc. The financial motivators may support reaching the goal, but the most important factor is the passion for getting to the goal.
When we are trying to secure too much and aiming to avoid risks, then we are on the road for failure. The signs are too many limitations, execution that is led by committees, over-complicated management systems, report overload and a continuous row of meetings. Good execution has clear goal and is done without any unnecessary delay.
Poor leadership means that the leaders cannot make things happen or that they cannot transmit the goal to the people. The people do the execution, if they are not motivated, nothing happens. Signs for poor leadership are also no courage to make decisions, lacking communication and transparency and overall courage to lead the people.
The execution is often done as a project. Project management is a special skill, where you have to understand managing the change, the people and things. There are many clever tools, software and methods to support project management, but if the project manager does not understand what he is doing, it does not help if he knows how to do it.
The world outside the companies is changed enormously due to the consumer behaviour enabled by technological development. This has not yet affected enough to the organizational structures in the companies. Major effect has been the ability for the companies to lay-off people, but still they are operating in the same manner. These old-fashioned and stiff structures produce a lot of friction in development and a lot of resistance for change. The companies that are known to be good in executing things have surely changed their organization to match the current needs. A successful execution requires big change in corporate and public organizations. An efficient organization is lean, inspired, can commit people and creates an atmosphere of working with joy.
In Finland many organizations are filled with fear – fear for failure, fear for loosing one’s job or some other fear. To be successful in executing ideas and changes the organizational atmosphere should be full of inspiration, passion and fun. I wonder how we can change this atmosphere?